REGULAMIN

Konferencji naukowej Metodologia Badań Statystycznych – MET2023 (Warszawa, 3-5 lipca 2023 r.)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorami Konferencji naukowej Metodologia Badań Statystycznych – MET2023 (Warszawa, 3-5 lipca 2023 r.) zwanej dalej „Konferencją", są Prezes Głównego Urzędu Statystycznego oraz Polskie Towarzystwo Statystyczne, dalej zwani „Organizatorem".
  2. Konferencja odbędzie się w dniach 3-5 lipca 2023 r. w Warszawie.
  3. Językiem Konferencji jest język polski, ale istnieje możliwość wystąpienia w języku angielskim w ramach sesji prowadzonych w tym języku.
  4. Nad częścią merytoryczną Konferencji czuwa Komitet Naukowy powołany przez Organizatora.
  5. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
  6. Wszystkie terminy zawarte w Regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej, o czym powiadomi Uczestników.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i niniejszym Regulaminie oraz prawo do zmiany terminu Konferencji lub jej odwołania.
  8. W przypadku odwołania Konferencji, Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną, najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.
  9. Organizator może utrwalać za pomocą obrazu i dźwięku przebieg Konferencji dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Konferencji i Organizatora.
  10. Adres strony internetowej Konferencji: MET2023.stat.gov.pl.
  11. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
    1) abstrakcie – należy przez to rozumieć, krótką, skondensowaną formę referatu wygłaszanego na Konferencji, obejmującą słowa kluczowe, podstawowe informacje o tezie, metodyce przeprowadzonych badań, najważniejszych wynikach oraz wnioskach;
    2) Uczestniku biernym – należy przez to rozumieć, osobę, która dokonała rejestracji w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Konferencji i bierze udział w Konferencji bez wygłaszania referatu albo osobę, która jest współautorem referatu, ale nie prezentuje jego treści w trakcie Konferencji;
    3) Uczestniku czynnym – należy przez to rozumieć, osobę, która dokonała rejestracji udziału i abstraktu w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Konferencji oraz zostanie zaproszona przez Organizatorów do przedstawienia referatu.

II. ZASADY KONFERENCJI

A. REJESTRACJA

  1. Rejestracja abstraktów oraz uczestnictwa czynnego i biernego dokonywana jest w aplikacjach udostępnionych na stronie internetowej Konferencji: MET2023.stat.gov.pl.
  2. Termin rejestracji online uczestnictwa czynnego i biernego w Konferencji upływa w dniu 18 czerwca 2023 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji uczestnictwa zostanie zamieszczona na stronie internetowej Konferencji. Organizator zastrzega możliwość zamknięcia rejestracji przed terminem w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych Uczestników osiągnie limit miejsc.
  3. Termin zgłaszania abstraktów upływa w dniu 12 czerwca 2023 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji abstraktów. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji abstraktów zostanie zamieszczona na stronie internetowej Konferencji.
  4. Każdy Uczestnik (czynny i bierny) przed dokonaniem rejestracji tworzy konto, do którego założenia niezbędne jest podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, na który zostanie wysłany link aktywacyjny do konta.
  5. Po założeniu konta każdy Uczestnik (czynny i bierny) dokonuje rejestracji w udostępnionych aplikacjach, wypełniając odpowiedni formularz poprzez podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, nazwa i adres instytucji jaką reprezentuje, opcjonalnie tytuł, numer telefonu i informacje o zgłoszeniu specjalnej potrzeby w związku z niepełnosprawnością. Po wysłaniu formularza Uczestnik otrzymuje potwierdzenie rejestracji na adres poczty elektronicznej podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku potwierdzenia rejestracji w ciągu 10. kolejnych dni roboczych, licząc od dnia rejestracji, należy skontaktować się z Organizatorami wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: MET2023@stat.gov.pl.
  6. Uczestnik czynny dokonuje dodatkowo zgłoszenia abstraktu za pomocą udostępnionej aplikacji, podając w formularzu zgłoszeniowym następujące dane osobowe: imię i nazwisko autora lub imiona i nazwiska współautorów, nazwę/nazwy instytucji (afiliacja), adres poczty elektronicznej autora lub adresy poczty elektronicznej współautorów.
  7. Uczestnicy zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularzy.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularzy błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.
  9. Organizator zastrzega, że pomimo potwierdzenia rejestracji Uczestnik bierny może otrzymać na adres poczty elektronicznej informację o anulowaniu rejestracji w związku ustanowieniem określonych ograniczeń, nakazów i zakazów ze względu na siłę wyższą oraz z uwagi na inne zdarzenia wyłączające możliwość organizacji Konferencji.
  10. W przypadku anulowania rejestracji, o której mowa w pkt 9, związanej z ograniczeniami co do liczby osób mogących wziąć udział w Konferencji, zastosowanie będzie miała kolejność zgłoszeń. Informację o anulowaniu rejestracji Organizator zobowiązuje się przesłać na adres poczty elektronicznej Uczestnika najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.
  11. Organizator zastrzega sobie możliwość stworzenia listy rezerwowej.

B. KOMITET NAUKOWY

  1. Komitet Naukowy Konferencji ocenia poprawność pod względem formalnym i merytorycznym zgłoszonych abstraktów i podejmuje decyzję o ich akceptacji.
  2. Komitet Naukowy Konferencji ma prawo odrzucić abstrakt i zgłoszenie Uczestnika, jeżeli nie spełnia ono wymogów formalnych lub merytorycznych.
  3. W przypadku nadesłania zbyt dużej liczby abstraktów na poszczególne sesje, Komitet Naukowy Konferencji dokonuje wyboru spośród zgłoszonych abstraktów, a pozostałe odrzuca.
  4. Decyzje Komitetu Naukowego Konferencji są ostateczne.

C. ABSTRAKT

  1. Abstrakt musi być zgłoszony za pomocą elektronicznego formularza i dodatkowo może być dostarczony w postaci pliku, jako załącznik do formularza elektronicznego.
  2. Szablon dla przygotowania abstraktu w postaci pliku MS Word jest dostępny do pobrania z aplikacji służącej do rejestracji abstraktów.
  3. Abstrakty muszą zostać sporządzone zgodnie z wymogami redakcyjnymi w języku polskim i angielskim lub wyłącznie w języku angielskim, jeżeli będzie to język prezentacji referatu. Abstrakt powinien zawierać:
    1) informacje o autorze/autorach w tym tytuł naukowy i afiliację; w przypadku referatów napisanych przez wielu autorów wymagane jest wskazanie autora korespondencyjnego;
    2) tytuł referatu właściwie odzwierciedlający jego treść;
    3) cel;
    4) metodologię;
    5) rezultaty;
    6) wnioski;
    7) informację o słowach kluczowych, która powinna zawierać do 5 słów kluczowych.
  4. Abstrakt powinien być przygotowany przy użyciu czcionki Arial o wielkości 10 pkt.
  5. Liczba znaków w każdej wersji językowej dla treści merytorycznej abstraktu, tj. sumy elementów: cel, metodologia, rezultaty i wnioski, nie może przekroczyć 2000 znaków (łącznie ze spacjami).
  6. Uczestnik czynny może być współautorem wielu abstraktów, jednakże musi osobiście zaprezentować przynajmniej jedno ze zgłoszonych wystąpień.
  7. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w każdym zgłoszonym abstrakcie.
  8. Komitet Naukowy Konferencji może zwrócić się do Uczestnika o uzupełnienie lub naniesienie zmian w abstrakcie. Ostateczny termin przesłania abstraktu zostanie podany przez Organizatora w informacji wysłanej na adres poczty elektronicznej Uczestnika.
  9. Uczestnik czynny zostanie poinformowany o decyzji Komitetu Naukowego Konferencji, w odniesieniu do każdego zgłoszonego abstraktu, w terminie nie późniejszym niż 14 dni od daty zakończenia okresu aplikacyjnego, z zastrzeżeniem pkt. 8.

D. SESJE

  1. Miejsce obrad w poszczególnych sesjach tematycznych ustalone przez Organizatora jest podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Konferencji.
  2. Czas prezentacji ustnej jednego referatu jest zależny od decyzji moderatora sesji.
  3. Dyskusje w ramach sesji odbywają się zgodnie z decyzją moderatora sesji.
  4. Uczestnicy czynni są zobowiązani przekazać Organizatorowi w formacie określonym przez Organizatora swoje prezentacje w wersji elektronicznej do dnia 30 czerwca 2023 r. na adres: MET2023@stat.gov.pl
  5. W wyjątkowych przypadkach Uczestnicy czynni będą mogli skopiować swoje prezentacje (w formacie określonym przez Organizatora) na komputer w sali sesyjnej nie później niż 15 minut przed rozpoczęciem sesji.
  6. Organizator nie gwarantuje wyświetlania prezentacji przygotowanej przez Uczestnika czynnego, jeżeli Uczestnik czynny nie dostarczy swojej prezentacji w sposób określony w pkt. 4 lub 5.
  7. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Konferencji.
  8. Uczestnik czynny zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie referatu w trakcie trwania sesji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wcześniejszej konsultacji z Organizatorem i moderatorem sesji.
  9. Organizator dopuszcza możliwość prezentacji referatu przez dwóch współautorów (Uczestników czynnych).

E. WIZERUNEK i LICENCJA

  1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Konferencji jest równoznaczne z zapoznaniem się z informacją, że wykorzystanie wizerunku Uczestnika Konferencji zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509), nie wymaga zezwolenia.
  2. Uczestnik czynny w oświadczeniu wyraża zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie przez Organizatora wizerunku utrwalonego na fotografiach, filmach lub nagraniach z Konferencji, dla celów dokumentowania przebiegu Konferencji, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach z Konferencji, a także innych materiałach promocyjnych Głównego Urzędu Statystycznego, bez żadnych ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez jego zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym w Internecie.
  3. Uczestnik czynny składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Organizatora jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Organizatora w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę.
  4. Uczestnik czynny Konferencji w oświadczeniu udzieli na rzecz Organizatora niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczanie wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
    1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
    2) w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisach internetowych Organizatorów.
  5. W związku z udzieleniem licencji – Uczestnik czynny zapewnia, że korzystanie z jego wizerunku i głosu i treści prezentowanego referatu w przedstawionym wyżej zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej. Organizator informuje, że wizerunek Uczestnika czynnego nie będzie rozpowszechniany w zestawieniu z informacjami lub komentarzami stawiającymi Uczestnika w negatywnym świetle.
  6. Uczestnik czynny zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku /głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w Regulaminie.
  7. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu Uczestnika czynnego zostanie przesłany na adres poczty elektronicznej Uczestnika wraz z informacją o zaakceptowaniu tematu oraz abstraktu przygotowanego referatu. Oświadczenie można odesłać na adres MET2023@stat.gov.pl, w przypadku posiadania przez Uczestnika kwalifikowanego podpisu elektronicznego, albo złożyć moderatorowi sesji podczas trwania Konferencji.

F. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)[1] , zwanego dalej „RODO", Organizator informuje o zasadach oraz o przysługujących Uczestnikom prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczegółowo opisanych w dokumencie „Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych uczestników w związku z organizacją Konferencji naukowej Metodologia Badań Statystycznych – MET2023 (Warszawa, 3-5 lipca 2023 r.)" zamieszonym na stronie internetowej Konferencji oraz udostępnionym w formularzach zgłoszeniowych.

G. PŁATNOŚCI

  1. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
  2. Organizator nie zapewnia i nie pokrywa kosztów zakwaterowania i podróży Uczestników.

H. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie informacji na adres poczty elektronicznej: MET2023@stat.gov.pl, nie później niż do dnia 15 czerwca 2023 r.

III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym mają prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  2. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn niezależnych od Organizatora.
  3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
  4. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu i instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
  5. Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Konferencji poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
  6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja, spowodowanej z jego winy.
  7. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego podpisania.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).

Patroni medialni